¿Por qué necesitamos la contabilidad para el éxito de nuestro negocio?

¿Qué es la contabilidad y por qué necesitamos de ella para asegurar el éxito de nuestro negocio?

Cualquiera que haya trabajado en una oficina en algún momento ha tenido que ir a contabilidad. Son las personas que pagan y envían las facturas que mantienen el negocio en marcha. Pero hacen mucho más que eso. A veces denominados “contadores de frijoles”, también vigilan los beneficios, los costes y las pérdidas. A menos que usted dirija su propio negocio y actúe como su propio contador, no tendría forma de saber cuán rentable -o no- es su negocio sin algún tipo de contabilidad.

No importa en qué negocio esté, incluso si todo lo que hace es balancear una chequera, eso sigue siendo contabilidad. Es parte de la vida de un niño. Ahorrar un subsidio, gastarlo todo de una vez – estos son principios contables.

¿Cuáles son algunos otros negocios donde la contabilidad es crítica? Bueno, los agricultores necesitan seguir procedimientos contables cuidadosos. Muchos de ellos manejan sus granjas año tras año tomando préstamos para plantar las cosechas. Si es un buen año, un año rentable, entonces pueden pagar su préstamo; si no, es posible que tengan que arrastrar el préstamo y acumular más cargos por intereses.

Cada negocio y cada individuo necesita tener algún tipo de sistema de contabilidad en sus vidas. De lo contrario, las finanzas pueden alejarse de ellos, no saben lo que han gastado, o si pueden esperar una ganancia o una pérdida de su negocio. Estar al tanto de la contabilidad, ya sea para un negocio multimillonario o para una cuenta de cheques personal es una actividad necesaria a diario si usted es inteligente. No hacerlo puede significar cualquier cosa, desde un cheque rebotado o la publicación de una pérdida a los accionistas de una empresa. Ambos escenarios pueden ser igualmente devastadores.

La contabilidad es básicamente información, y esta información se publica periódicamente en el negocio como una cuenta de pérdidas y ganancias, o una cuenta de resultados.

Principios Básicos de Contabilidad

La contabilidad ha sido definida por el Profesor de Contabilidad de la Universidad de Michigan William A. Paton como una función básica: “facilitando la administración de la actividad económica. Esta función tiene dos fases estrechamente relacionadas: 1) medir y ordenar los datos económicos; y 2) comunicar los resultados de este proceso a las partes interesadas”.

Por ejemplo, los contables de una empresa miden periódicamente las pérdidas y ganancias de un mes, un trimestre o un ejercicio y publican estos resultados en un estado de pérdidas y ganancias que se denomina estado de resultados. Estos estados incluyen elementos tales como cuentas por cobrar (lo que se debe a la compañía) y cuentas por pagar (lo que la compañía debe). También puede ser bastante complicado con temas como los beneficios no distribuidos y la amortización acelerada. Esto en los niveles más altos de la contabilidad y en la organización.

Gran parte de la contabilidad, sin embargo, también se ocupa de la contabilidad básica. Este es el proceso que registra cada transacción; cada factura pagada, cada centavo que se debe, cada dólar y cada centavo gastado y acumulado.

Pero los propietarios de la empresa, que pueden ser propietarios individuales o millones de accionistas, son los que más se preocupan por los resúmenes de estas transacciones, contenidos en los estados financieros. El estado financiero resume los activos fijos de una empresa. El valor de un activo es lo que costaba cuando se adquirió por primera vez. El estado financiero también registra las fuentes de los activos. Algunos activos están en forma de préstamos que deben ser devueltos. Las ganancias también son un activo del negocio.

En lo que se denomina contabilidad por partida doble, también se resumen los pasivos. Obviamente, una empresa quiere mostrar una mayor cantidad de activos para compensar los pasivos y mostrar una ganancia. La gestión de estos dos elementos es la esencia de la contabilidad.

Hay un sistema para hacer esto; no todas las empresas o individuos pueden idear sus propios sistemas de contabilidad; el resultado sería el caos.

Principios Contables

Si todos los involucrados en el proceso de contabilidad siguieron su propio sistema, o no siguieron ningún sistema, no hay manera de decir realmente si una empresa era rentable o no. La mayoría de las compañías siguen lo que se conoce como principios de contabilidad generalmente aceptados, o GAAP, y hay enormes tomos en las bibliotecas y librerías dedicados a este único tema. A menos que una empresa indique lo contrario, cualquiera que lea un estado financiero puede asumir que la empresa ha utilizado los PCGA.

Si los PCGA no son los principios utilizados para preparar los estados financieros, entonces el negocio necesita aclarar qué otra forma de contabilidad utiliza y está obligado a evitar el uso de títulos en sus estados financieros que puedan inducir a error a la persona que los examina.

Los PCGA son el patrón oro para la preparación de los estados financieros. El hecho de no revelar que ha utilizado principios distintos de los PCGA hace que la empresa sea legalmente responsable de cualquier dato engañoso o malinterpretado. Estos principios han sido afinados durante décadas y han regido eficazmente los métodos contables y los sistemas de información financiera de las empresas. Se han establecido diferentes principios para diferentes tipos de entidades comerciales, tales como compañías con y sin fines de lucro, gobiernos y otras empresas.

Sin embargo, los PCGA no se cortan y secan. Son directrices y, como tales, a menudo están abiertas a la interpretación. A veces hay que hacer estimaciones, y éstas requieren esfuerzos de buena fe para lograr la precisión. Seguramente ha escuchado la frase “contabilidad creativa” y aquí es cuando una compañía empuja el sobre un poco (o mucho) para hacer que su negocio parezca más rentable de lo que realmente podría ser. Esto también se llama masajeando los números. Esto puede salirse de control y convertirse rápidamente en fraude contable, lo que también se denomina “cocinar los inventarios”. Los resultados de estas prácticas pueden ser devastadores y arruinar cientos y miles de vidas, como en los casos de Enron, Rite Aid y otros.

¿Qué pasa con los departamentos de contabilidad y el manejo de inventarios? ¿Qué hacen estas personas a diario?

Bueno, una cosa que hacen que es terriblemente importante para todos los que trabajan allí es Nómina. Todos los salarios e impuestos ganados y pagados por cada empleado en cada período de pago tienen que ser registrados. El departamento de nóminas tiene que asegurarse de que se deduzcan los impuestos federales, estatales y locales correspondientes. El talón de pago adjunto a su cheque de pago registra estos impuestos. Por lo general, incluyen el impuesto sobre la renta, los impuestos de seguridad social y los impuestos sobre el empleo que deben pagarse a los gobiernos federal y estatal. Otras deducciones incluyen deducciones personales, tales como por jubilación, vacaciones, pago por enfermedad o beneficios médicos. Es una función crítica. Algunas empresas tienen sus propios departamentos de nóminas; otras lo subcontratan a especialistas.

El departamento de contabilidad recibe y registra cualquier pago o efectivo recibido de los clientes del negocio o servicio. El departamento de contabilidad debe asegurarse de que el dinero se obtiene con precisión y se deposita en las cuentas correspondientes. También gestionan adónde va el dinero, cuánto se mantiene a mano para áreas como la nómina o cuánto se destina a pagar lo que la empresa debe a sus bancos, proveedores y otras obligaciones. Algunos también deberían invertirse.

La otra cara del negocio de deudores es el área de acreedores o de pagos en efectivo. Una compañía emite muchos cheques durante el transcurso del año para pagar compras, suministros, salarios, impuestos, préstamos y servicios. El departamento de contabilidad prepara todos estos cheques y registros a quiénes fueron desembolsados, cuánto y para qué. Los departamentos de contabilidad también realizan un seguimiento de las órdenes de compra de inventario, como los productos que se venderán a los clientes. También hacen un seguimiento de los activos, como la propiedad y el equipo de una empresa. Esto puede incluir el edificio de oficinas, muebles, computadoras, incluso los artículos más pequeños como lápices y bolígrafos.

Carreras de contabilidad

Hay muchas carreras diferentes en el campo de la contabilidad que van desde la contabilidad básica hasta el Director Financiero de una empresa. Para lograr puestos con más responsabilidad y salarios más altos, es necesario tener un título en contabilidad, así como lograr varias designaciones profesionales.

Uno de los principales hitos en la carrera de cualquier contador es convertirse en Contador Público Certificado o CPA. Para ser Contador Público Certificado (CPA) tienes que ir a la universidad con una especialización en contabilidad. También tiene que aprobar un examen nacional de contador público. También se requiere experiencia laboral en una firma de contadores públicos. Esto es generalmente de uno a dos años, aunque esto varía de estado a estado. Una vez que usted satisface todos esos requisitos, obtiene un certificado que lo designa como Contador Público Certificado (CPA) y se le permite ofrecer sus servicios al público.

Muchos contadores públicos certificados consideran que esto es sólo un peldaño hacia sus carreras. El jefe de contabilidad en muchas oficinas se llama el controlador. El controlador se encarga de gestionar todo el sistema contable de una empresa, se mantiene al tanto de las leyes contables y fiscales para mantener la legalidad de la empresa y es responsable de la preparación de los estados financieros.

El controlador también está a cargo de la planificación y presupuestación financiera. Algunas compañías tienen sólo un profesional de la contabilidad que es esencialmente el cocinero jefe y lavador de botellas y que hace todo. A medida que un negocio crece en tamaño y complejidad, entonces se requieren capas adicionales de personal para manejar el volumen de trabajo que proviene del crecimiento. Otras áreas de la compañía también se ven afectadas por el crecimiento, y es parte del trabajo del controlador determinar cuántos salarios más puede pagar la compañía por personas adicionales sin afectar negativamente el crecimiento y las ganancias.

El controlador también es responsable de preparar las declaraciones de impuestos para el negocio; una tarea mucho más complicada y compleja que completar los formularios de impuestos sobre la renta personal! En las organizaciones más grandes, el controlador puede reportar a un vicepresidente de finanzas que reporta al director financiero, quien es responsable de los objetivos generales de crecimiento y ganancias y de implementar las estrategias apropiadas para lograr los objetivos.

Pérdidas y ganancias

Puede parecer obvio definir exactamente lo que son las ganancias y las pérdidas. Pero, por supuesto, éstas tienen definiciones, como todas las demás. Para empezar, el beneficio puede llamarse de otro modo. A veces se le llama ingreso neto o ganancias netas. Las empresas que venden productos y servicios generan ganancias de las ventas de esos productos o servicios y del control de los costos asociados con el funcionamiento de la empresa. Los beneficios también se pueden denominar Retorno de la inversión o ROI (Return on Investment). Mientras que algunas definiciones limitan el ROI a las ganancias en inversiones en valores tales como acciones o bonos, muchas compañías usan este término para referirse a los resultados de negocios a corto y largo plazo. Los beneficios también se denominan a veces ingresos imponibles.

Es el trabajo de los profesionales de la contabilidad y las finanzas evaluar las ganancias y pérdidas de una empresa. Tienen que saber qué creó ambos y cuáles son los resultados de ambos lados de la ecuación empresarial. Determinan cuál es el valor neto de una empresa. El patrimonio neto es el monto en dólares resultante de la deducción de los pasivos de una empresa de sus activos. En una empresa privada, esto también se llama capital propio, ya que todo lo que queda después del pago de todas las facturas, por decirlo de manera sencilla, pertenece a los propietarios. En una empresa pública, este beneficio se devuelve a los accionistas en forma de dividendos. En otras palabras, todas las responsabilidades tienen el primer reclamo sobre cualquier dinero que la compañía gane. Todo lo que queda es ganancia. No se deriva de un elemento u otro. El patrimonio neto se determina después de deducir todos los pasivos de todos los activos, incluyendo el efectivo y los bienes.

Mostrar un beneficio, o una cifra positiva en el balance, es, por supuesto, el objetivo de todo negocio. Es sobre lo que se construye nuestra economía y nuestra sociedad. No siempre funciona así. Las tendencias económicas y los comportamientos de los consumidores cambian y no siempre es posible predecirlos y saber qué ingresos tendrán en el rendimiento de una empresa.

Conceptos básicos de contabilidad

La mayoría de la gente probablemente piensa que la contabilidad es lo mismo, pero la contabilidad es realmente una función de la contabilidad, mientras que la contabilidad abarca muchas funciones involucradas en la gestión de los asuntos financieros de un negocio. Los contables preparan informes basados, en parte, en el trabajo de los contables.

Los contadores realizan todo tipo de tareas de mantenimiento de registros. Algunos de ellos incluyen los siguientes:

-Preparan lo que se conoce como documentos de origen para todas las operaciones de un negocio: la compra, venta, transferencia, pago y cobro. Los documentos incluyen documentos tales como órdenes de compra, facturas, recibos de tarjetas de crédito, tarjetas de tiempo, hojas de horas e informes de gastos. Los contables también determinan e introducen en los documentos originales los denominados efectos financieros de las operaciones y otros eventos. Estos incluyen pagar a los empleados, hacer ventas, pedir dinero prestado o comprar productos o materias primas para la producción.

-Los contables también anotan los efectos financieros en diarios y cuentas. Estas son dos cosas diferentes. Un diario es el registro de las transacciones en orden cronológico. Una cuenta es un registro o página separada para cada activo y cada pasivo. Una transacción puede afectar a varias cuentas.

-Los contables preparan informes al final de un período de tiempo específico, como diarios, semanales, mensuales, trimestrales o anuales. Para ello, todas las cuentas deben estar al día. Los registros de inventario deben actualizarse y los informes deben comprobarse y volver a comprobarse para garantizar que estén lo más libres de errores posible.

-Los contables también compilan listados completos de todas las cuentas. Esto se denomina saldo provisional ajustado. Mientras que una pequeña empresa puede tener unas cien cuentas, las empresas muy grandes pueden tener más de 10.000 cuentas.

-El paso final es que el contador cierre los libros, lo que significa llevar toda la contabilidad de un año fiscal a su fin y resumirla.

Contabilidad personal

Si usted tiene una cuenta de cheques, por supuesto que la equilibra periódicamente para dar cuenta de cualquier diferencia entre lo que hay en su estado de cuenta y lo que escribió para cheques y depósitos. Muchas personas lo hacen una vez al mes cuando se les envía su estado de cuenta por correo, pero con el advenimiento de la banca en línea, usted puede hacerlo diariamente si usted es del tipo de persona cuya banca tiende a alejarse de ellos.

Balancea su chequera para anotar cualquier cargo en su cuenta de cheques que no haya registrado en su chequera. Algunos de estos pueden incluir cargos por cajero automático, cargos por sobregiro, cargos por transacciones especiales o cargos por saldo bajo, si se le requiere que mantenga un saldo mínimo en su cuenta. También puede equilibrar su chequera para registrar cualquier crédito que no haya anotado anteriormente. Pueden incluir depósitos automáticos, o reembolsos u otros depósitos electrónicos. Su cuenta de cheques podría ser una cuenta que devenga intereses y usted desea registrar cualquier interés que haya ganado.

También necesita descubrir si ha cometido algún error en sus registros o si el banco ha cometido algún error.

Otra forma de contabilidad que todos tememos es la presentación de declaraciones anuales de impuestos federales. Mucha gente usa un CPA para hacer sus declaraciones; otros lo hacen ellos mismos. La mayoría de los formularios incluyen los siguientes elementos:

Ingresos – cualquier dinero que haya ganado por trabajar o poseer bienes, a menos que haya exenciones específicas del impuesto sobre la renta.

Exenciones personales – se trata de una cierta cantidad de ingresos que están exentos de impuestos.

Deducción estándar – algunos gastos personales o gastos de negocios pueden ser deducidos de su ingreso para reducir la cantidad imponible del ingreso. Estos gastos incluyen artículos como los intereses pagados por la hipoteca de su casa, contribuciones caritativas e impuestos a la propiedad.

Ingresos sujetos a impuestos – Este es el saldo de los ingresos que están sujetos a impuestos después de que se tienen en cuenta las exenciones y deducciones personales.

Activos y Pasivos

La obtención de beneficios en un negocio se deriva de varias áreas diferentes. Puede ser un poco complicado porque al igual que en nuestras vidas personales, los negocios también se llevan a cabo a crédito. Muchas empresas venden sus productos a sus clientes a crédito. Los contadores utilizan una cuenta de activo llamada cuentas por cobrar para registrar la cantidad total adeudada al negocio por sus clientes que aún no han pagado el saldo completo. La mayor parte del tiempo, un negocio no ha cobrado sus cuentas por cobrar en su totalidad al final del año fiscal, especialmente en el caso de las ventas a crédito que podrían ser tramitadas cerca del final del período contable.

El contable registra los ingresos por ventas y el coste de las mercancías vendidas para estas ventas en el año en el que se realizaron las ventas y los productos entregados al cliente. Esto se denomina contabilidad basada en el principio de devengo, que registra los ingresos cuando se realizan las ventas y los gastos cuando también se incurre en ellos. Cuando las ventas se realizan a crédito, la cuenta de activos por cobrar se incrementa. Cuando se recibe efectivo del cliente, se incrementa la cuenta de efectivo y se reduce la cuenta de deudores.

El costo de los bienes vendidos es uno de los mayores gastos de los negocios que venden bienes, productos o servicios. Incluso un servicio implica gastos. Significa exactamente lo que dice en el sentido de que es el costo que una empresa paga por los productos que vende a sus clientes. Una empresa obtiene sus beneficios vendiendo sus productos a precios lo suficientemente altos como para cubrir el coste de su producción, los costes de funcionamiento de la empresa, los intereses de cualquier dinero que haya pedido prestado y los impuestos sobre la renta, con el dinero sobrante para obtener beneficios.

Cuando la empresa adquiere productos, el costo de los mismos pasa a lo que se denomina una cuenta de activos de inventario. El costo se deduce de la cuenta de efectivo o se agrega a la cuenta de pasivo de cuentas por pagar, dependiendo de si el negocio ha pagado con efectivo o con crédito.

Hojas de balance

Un balance general es una imagen rápida de la situación financiera de una empresa en un período de tiempo específico. Las actividades de un negocio se dividen en dos grupos separados que son reportados por un contador. Son actividades lucrativas, que incluyen ventas y gastos. Esto también se puede denominar actividades operativas. También hay actividades de financiamiento e inversión que incluyen la obtención de dinero de fuentes de capital de deuda y capital, la devolución de capital a estas fuentes, la distribución de utilidades a los propietarios, la realización de inversiones en activos y, finalmente, la enajenación de los activos.

Las actividades lucrativas se registran en la cuenta de resultados; las actividades de financiación e inversión se encuentran en el estado de flujos de efectivo. En otras palabras, se preparan dos estados financieros diferentes para las dos clases diferentes de transacciones. El estado de flujos de efectivo también informa sobre el aumento o disminución de los beneficios durante el ejercicio, en contraposición con el importe de los beneficios que se informa en la cuenta de resultados.

El balance general es diferente de los estados de ingresos y de flujo de caja que informan, como dice, los ingresos de efectivo y el efectivo saliente. El balance general representa los saldos, o cantidades, o los activos, pasivos y patrimonio neto de una empresa en un momento dado. La palabra equilibrio tiene diferentes significados en diferentes momentos. Como se utiliza en el término balance general, se refiere al balance de los dos lados opuestos de un negocio, el total de activos por un lado y el total de pasivos por el otro. Sin embargo, el saldo de una cuenta, como las cuentas de activo, pasivo, ingresos y gastos, se refiere a la cantidad en la cuenta después de registrar los aumentos y disminuciones en la cuenta, al igual que el saldo en su cuenta corriente. Los contadores pueden preparar un balance en cualquier momento que un gerente lo solicite. Pero generalmente se preparan al final de cada mes, trimestre y año. Siempre se prepara al cierre del negocio el último día del período de beneficios.

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