Estrategias para mejorar la eficiencia de tu negocio

Si tu compañía cuenta con un grupo de trabajadores y está funcionando sin problemas, pero sabes que las cosas podrían ser mucho mejor. A veces, un proyecto se demora unos días y eso es demasiado, o las reuniones que antes parecían productivas y útiles ahora parecen alargarse durante horas. Se puede sentir como si las ruedas giraran en el barro, y es difícil recuperar esa tracción.

¿Cómo se podría solucionar este tipo de problemas? Enfocándonos en mejorar la eficiencia de tu negocio. Sigamos estos consejos sobre cómo mantener tus negocios funcionando eficientemente, lo que a su vez ayudará a ser más productivos.

1. AUTOMATIZA TODAS LAS TAREAS QUE PUEDAS

Ya sea enviando talones de cheques a los empleados o enviando recibos a los proveedores, automatiza todo lo que puedas. La automatización del negocio no es sólo un lujo; es una necesidad en el entorno competitivo actual. Automatizar tareas monótonas ahorra tiempo a los empleados y les permite realizar tareas más productivas que requieren pensamiento crítico o un toque humano.

Quizá pueda ser más costoso implementar procesos automatizados al principio, a largo plazo reducirá los costes y aumentará la eficiencia empresarial.

2. ANIMA A TUS EMPLEADOS A CONVERSAR CARA A CARA

Mientras que enviar un correo electrónico rápido o un mensaje de chat a un compañero de trabajo puede parecer una forma más eficiente de obtener una respuesta, a menudo puede tener el efecto contrario, ya que el posterior ir y venir puede tomar más tiempo que un rápido contacto cara a cara. Skype, Google Chat y otras herramientas de comunicación en línea resultan son útiles cuando se trata de enviar un mensaje rápido a tus colegas. Sin embargo, la interacción cara a cara realmente acelera el proceso de resolver un problema, responder una pregunta, o aclarar algo importante.

¿Cómo puedes asegurar de que tus empleados equilibran a ambos para una eficiencia óptima? Alentar a los empleados a que hablen abiertamente entre sí cuando lo necesiten creará un flujo constante de información.

Si bien el chat y el correo electrónico ocupan su lugar, al asegúrate de que tus empleados se sientan cómodos comunicándose cara a cara, mantendrá tu empresa en movimiento de manera eficiente, y un problema que podría haberse resuelto en un chat cara a cara de cinco minutos no terminará como un hilo de correo electrónico de varios mensajes.

3. INTERRUPCIONES DE LÍMITES

Reunión de personal a las 10 a.m., reunión de departamento a las 11 a.m., almuerzo al mediodía – si tus empleados están teniendo problemas para completar tareas eficientemente, puede ser el resultado de interrupciones constantes. Tratamos de programar múltiples reuniones en el mismo día en lugar de dispersarlas a lo largo de la semana, y bloqueamos el tiempo en nuestros calendarios para trabajar activamente.
Sin embargo, las reuniones no son los únicos delincuentes: las alertas por correo electrónico, las ventanas emergentes de mensajes de chat y las notificaciones del software de gestión de proyectos interno pueden servir como distracciones que interrumpen el flujo de trabajo. En general, se tarda alrededor de un minuto en reanudar el trabajo de manera efectiva después de una interrupción. Por esa razón, utilizamos herramientas como Pausa en la bandeja de entrada para reducir las notificaciones por correo electrónico. Hay un montón de herramientas y aplicaciones para mantener tu distracción laboral libre, lo que puede ayudarte a trabajar más eficientemente.

4. CELEBRAR UNA REUNIÓN DIRARIA CON 10 MINUTOS DE DURACIÓN

Las reuniones se consideran generalmente una necesidad, pueden llegar al punto en que se consumen en el día de trabajo. Se sugieren reuniones más cortas y eficientes, que cubren lo básico en 10 minutos.

La reunión sirve como una fuente de información que mantiene a todos al tanto, incluyendo un resumen de nuestros indicadores clave de desempeño, la celebración de logros y la identificación de oportunidades para mejorar.

No sólo es una buena manera de mantener a todos los empleados al día sobre cualquier novedad dentro de la empresa, manteniendo las reuniones cortas y agradables obliga a un proceso de reuniones racionalizado, y reduce el tiempo perdido. Este proceso nos mantiene funcionando eficientemente, ya que se eliminan las reuniones innecesarias.

5. “UNA SOLA TAREA” PARA PODER AVANZAR MÁS

Casi todos pensamos que somos excelentes multitareas; ‘’tengo 10 pestañas abiertas en mi portátil y es una cifra conservadora en comparación con otros días’’. Sin embargo, se cree que aunque las personas pueden realizar varias tareas a la vez, no necesariamente significa que sean más productivas. Por lo tanto, aquí es donde entra en juego la idea de “una sola tarea” (o centrarse en una sola tarea hasta que se complete).

Si la compañía debería estar trabajando desde ya en la mejora del juego de ‘una sola tarea’ y no pasar al siguiente proyecto hasta que el actual esté completo.

Una sola tarea te permite hacer más rápidamente al no dejar que los proyectos se pudran o se olviden cuando están casi terminados. Es fácil sentirse falsamente productivo cuando se tienen 10 proyectos en marcha, pero en realidad nada sale al mundo llevando las cosas así.

Centrarse en “una sola tarea” hasta que un proyecto esté completo ayuda a ejecutarlo realmente, en vez de despojarse de tantos proyectos diferentes que nunca se termina nada.

6. DEJA DE DESALENTAR LAS REUNIONES DE “¿TIENES UN MINUTO?’’

Uno de los usos más comunes e ineficientes del tiempo y la energía son las reuniones frecuentes de un minuto. Estas reuniones son las que no están programadas y típicamente distraen de la productividad.

¿Por qué estas reuniones son malas para la eficiencia de la oficina? La realidad es que casi nada importante puede lograrse en un minuto, lo que significa que un minuto se convierte en 15 minutos o más y termina siendo una gestión del tiempo terriblemente ineficiente. Sólo interrumpe la productividad.

En lugar de eso, intenta programar reuniones rápidas con un período de tiempo designado y ciñe el tema que necesitas discutir. Incluso un simple correo electrónico que pregunta: ¿Podemos reunirnos durante 10 minutos a las 3 de la tarde para discutir la finalización del proyecto X?, por ejemplo.

7. CUMPLIR CON EL PROCESO ESTABLECIDO

Si tienes un proyecto que ya está en marcha, tratar de acelerar las cosas puede resultar en reducir gastos. Sigue el proceso establecido. Si tratamos de hacer recortes para acelerar el proceso, algo se nos escapa, que debe ser arreglado más tarde y cuesta tiempo y dinero. Las cosas van mejor si nos atenemos al proceso con el que empezamos.

¿Eso significa que nunca cambiarán las cosas? Por supuesto que no, ¡eso probablemente haría que la mayoría de nuestras sugerencias anteriores fueran inútiles! Pero, si estás cambiando un proceso, hazlo deliberadamente, no sólo por capricho o porque se está atrasado. Los procesos pueden ser cambiados, pero deben ser cambiados intencionalmente y con comunicación a todo el equipo después de que el cambio potencial haya sido aprobado.

8. UTILIZAR UN SOFTWARE DE GESTIÓN DE TAREAS

El correo electrónico no es un método ideal de comunicación o colaboración en equipos. Es recomendable utilizar un software de gestión de tareas como Trello para que la comunicación y el progreso del trabajo estén en un solo lugar.

Un software de gestión de tareas para los equipos designados puede ayudar a todos a trabajar juntos de manera más eficiente, seguir el progreso y mantenerse en la tarea. Les ahorra a todos el tiempo de tener que ir y venir en los correos electrónicos, y también permite hacer un seguimiento más eficiente del progreso.

9. PROMOVER LA CULTURA DE UNA COMUNICACIÓN ABIERTA

Al igual que en el segundo consejo, anima a tus empleados a comunicarse abiertamente. Pero, eso va más allá de la idea de comunicarse cara a cara para resolver problemas; ¿se sienten cómodos tus empleados expresando sus preocupaciones, o dando retroalimentación sobre cómo se maneja tu compañía?

La razón principal de nuestro crecimiento explosivo se debe al hecho de que tenemos una cultura de comunicación abierta. La mejor manera de mejorar la eficiencia del negocio es fomentar la retroalimentación, las ideas y la comunicación entre departamentos.

No puedes estar en todas partes a la vez, ni verás todo. Tus empleados pueden detectar un área de tu empresa que podría ser más eficiente, o un proceso que podría ser racionalizado. Asegúrese de que se sientan cómodos expresando sus opiniones y ofreciendo retroalimentación, especialmente cuando se trata de mejorar la eficiencia.

10. SABER CUÁNDO PARAR

Si bien es importante suavizar el mayor número de pliegues posible para ayudar a tu empresa a funcionar de una manera más eficiente, también necesitas saber dónde trazar la línea. No todos los procesos pueden o deben automatizarse, al igual que no todas las reuniones terminan siempre a la hora programada.
La eficiencia es importante, no hay duda. Pero para las nuevas empresas y los empresarios, centrarse demasiado en la eficiencia puede distraer de lo que es realmente importante para nuestras empresas: el crecimiento.

Siempre recordamos que nuestra meta más importante es el crecimiento. Esto incluye a los clientes atendidos, los productos ofrecidos y la fuerza de la marca.

Es de verdad importante esforzarse por lograr la eficiencia, pero nunca debemos olvidarnos de que el objetivo de administrar un negocio más eficiente es como un eclipse a otros objetivos. A través de pruebas y errores, y obteniendo retroalimentación de tus empleados a lo largo del proceso, tú podrás monitorear lo que está funcionando y lo que no, y mejorar la eficiencia de tu negocio, todo mientras continúas creciendo y fortaleciendo tu negocio.

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